Contoh Memo: Pengertian, Jenis, dan Cara Menulis dengan Baik dan Benar

Bang Gonel 13 Januari 2023 13 Januari 2023 6 min read

Salam Sobat Gonel, Inilah Penjelasan Lengkap Tentang Contoh Memo yang Perlu Anda Ketahui

Sebagai seorang profesional, Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan yang namanya memo. Memo atau memorandum adalah salah satu bentuk komunikasi bisnis yang digunakan untuk mengirimkan pesan tertulis antar departemen, tim, atau karyawan dalam sebuah perusahaan. Memo yang ditulis dengan baik dan benar dapat membantu meningkatkan efisiensi kerja, mencegah kesalahpahaman, dan memperkuat hubungan antar karyawan dan departemen.

Daftar Isi+

Salam Sobat Gonel, Inilah Penjelasan Lengkap Tentang Contoh Memo yang Perlu Anda Ketahui

Menulis memo memang tidaklah sulit, namun jika tidak dilakukan dengan benar, dapat berdampak buruk pada bisnis Anda. Oleh karena itu, dalam artikel ini, kami akan memberikan penjelasan lengkap tentang contoh memo, termasuk pengertian, jenis, dan cara menulis dengan baik dan benar.

Pengertian Memo

Sebelum membahas lebih jauh tentang contoh memo, ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu apa itu memo. Memo adalah sebuah pesan tertulis yang ditujukan untuk menginformasikan atau meminta sesuatu dari pihak yang dituju, seperti atasan, rekan kerja, atau departemen lainnya dalam sebuah perusahaan.

Memo seringkali digunakan untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan, seperti perubahan kebijakan perusahaan, pengumuman rapat atau acara kantor, permintaan persetujuan, atau laporan proyek. Memo biasanya ditulis secara singkat dan padat, serta menggunakan bahasa yang mudah dipahami.

Jenis-Jenis Memo

Terdapat beberapa jenis memo yang biasanya digunakan dalam sebuah perusahaan. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

Jenis Memo	Keterangan
Informasi	Memo ini digunakan untuk memberikan informasi atau pengumuman kepada karyawan atau departemen lain dalam perusahaan.
Permintaan	Memo ini digunakan untuk meminta persetujuan atau izin dari atasan atau pihak terkait dalam perusahaan.
Rapat	Memo ini digunakan untuk mengundang karyawan atau departemen lain dalam perusahaan untuk hadir dalam suatu rapat atau pertemuan bisnis.
Pemberitahuan	Memo ini digunakan untuk memberi tahu karyawan atau departemen lain dalam perusahaan mengenai perubahan tertentu yang terjadi dalam perusahaan.

Cara Menulis Memo yang Baik dan Benar

Menulis memo yang baik dan benar membutuhkan beberapa tips dan trik agar pesan yang ingin disampaikan mudah dipahami oleh pihak yang dituju. Beberapa cara menulis memo yang baik dan benar adalah sebagai berikut:

1. Tentukan Tujuan Memo

Saat menulis memo, pastikan Anda menetapkan tujuan memo terlebih dahulu. Hal ini akan membantu Anda untuk menulis memo dengan lebih fokus dan jelas.

2. Gunakan Bahasa yang Mudah Dipahami

Gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh semua pihak yang menerima memo. Hindari menggunakan jargon atau frasa yang terlalu teknis, kecuali jika memang diperlukan.

3. Gunakan Format Memo yang Tepat

Gunakan format memo yang tepat, seperti menambahkan tanggal, nomor memo, subjek, pengirim, dan penerima. Hal ini akan membuat memo Anda terlihat lebih profesional.

4. Singkat dan Padat

Menulis memo dengan singkat dan padat akan membantu penerima memo untuk lebih mudah memahami pesan yang disampaikan.

5. Sertakan Detil yang Dibutuhkan

Sertakan detil atau informasi penting yang diperlukan dalam memo Anda. Jangan sampai pihak yang menerima memo merasa kurang terinformasi.

6. Gunakan Kalimat Aktif

Gunakan kalimat aktif dalam menulis memo. Hal ini akan membuat memo Anda terlihat lebih berenergi dan mudah dipahami.

7. Periksa Kembali Sebelum Dikirim

Sebelum mengirimkan memo, pastikan untuk memeriksa kembali pesan yang ingin disampaikan dan juga format memo yang digunakan. Hal ini akan membantu Anda menghindari kesalahan yang tidak diinginkan.

Kelebihan dan Kekurangan Contoh Memo

Sebagaimana jenis komunikasi bisnis lainnya, memo juga memiliki kelebihan dan kekurangan. Berikut adalah beberapa kelebihan dan kekurangan contoh memo:

Kelebihan Contoh Memo

1. Efektif
Contoh memo sangat efektif digunakan untuk mengirimkan pesan tertulis antar departemen atau karyawan dalam sebuah perusahaan. Memo dapat membantu meningkatkan efisiensi kerja dan memperkuat hubungan antar karyawan.

2. Fleksibilitas
Memo dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan jenis pesan yang ingin disampaikan. Hal ini membuat memo menjadi pilihan yang lebih fleksibel dibandingkan dengan jenis komunikasi bisnis lainnya.

3. Mudah Disimpan dan Ditemukan
Memo yang disimpan dengan baik dapat diakses kembali pada saat dibutuhkan. Hal ini memungkinkan karyawan atau departemen dalam perusahaan untuk menemukan informasi yang diperlukan dengan lebih mudah.

Kekurangan Contoh Memo

1. Tidak Menjamin Efektivitas Komunikasi
Meskipun memo dapat membantu meningkatkan efisiensi kerja, namun tidak menjamin efektivitas komunikasi. Hal ini dapat terjadi jika memo yang dibuat tidak jelas atau sulit dipahami oleh pihak yang dituju.

2. Memerlukan Waktu untuk Menulis dan Membaca
Menulis dan membaca memo memerlukan waktu dan energi yang cukup besar. Hal ini dapat mengganggu produktivitas karyawan dalam bekerja.

3. Memerlukan Penggunaan Teknologi
Memo yang dikirimkan secara elektronik atau melalui email memerlukan penggunaan teknologi. Hal ini dapat menjadi kendala bagi karyawan yang tidak terbiasa dengan penggunaan teknologi.

Frequently Asked Questions (FAQs)

1. Apa itu memo?

Memo adalah sebuah pesan tertulis yang ditujukan untuk menginformasikan atau meminta sesuatu dari pihak yang dituju, seperti atasan, rekan kerja, atau departemen lainnya dalam sebuah perusahaan.

2. Apa saja jenis-jenis memo?

Terdapat beberapa jenis memo yang biasanya digunakan dalam sebuah perusahaan, seperti memo informasi, permintaan, rapat, dan pemberitahuan.

3. Bagaimana cara menulis memo yang baik dan benar?

Beberapa cara menulis memo yang baik dan benar adalah dengan menetapkan tujuan memo, menggunakan bahasa mudah dipahami, menggunakan format memo yang tepat, menulis dengan singkat dan padat, serta memeriksa kembali sebelum dikirim.

4. Apa kelebihan contoh memo?

Beberapa kelebihan contoh memo adalah efektif, fleksibilitas, dan mudah disimpan dan ditemukan.

5. Apa kekurangan contoh memo?

Beberapa kekurangan contoh memo adalah tidak menjamin efektivitas komunikasi, memerlukan waktu untuk menulis dan membaca, dan memerlukan penggunaan teknologi.

6. Apa yang harus dilakukan jika memo yang dibuat tidak jelas atau sulit dipahami?

Jika memo yang dibuat tidak jelas atau sulit dipahami, sebaiknya meminta masukan atau feedback dari pihak yang menerima memo. Hal ini akan membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi komunikasi bisnis dalam perusahaan.

7. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menulis memo?

Waktu yang dibutuhkan untuk menulis memo dapat berbeda-beda tergantung pada kompleksitas pesan yang ingin disampaikan. Namun, sebaiknya menulis memo dengan singkat dan padat agar lebih mudah dipahami oleh penerima.

8. Apa yang harus dilakukan jika memo belum mendapatkan respons dari pihak yang dituju?

Jika memo yang dikirimkan belum mendapatkan respons dari pihak yang dituju, sebaiknya memberikan follow-up atau pengingat yang sopan dan jelas. Hal ini akan membantu memastikan bahwa pesan yang ingin disampaikan telah diterima dengan baik.

9. Apakah memo dapat digunakan untuk menginformasikan hal personal?

Tidak, memo sebaiknya hanya digunakan untuk menginformasikan hal yang berkaitan dengan pekerjaan atau bisnis perusahaan.

10. Apakah memo selalu dikirimkan melalui email?

Tidak, memo dapat dikirimkan melalui surat atau bahkan disampaikan secara langsung pada pihak yang dituju.

11. Apa yang harus dilakukan jika memo yang dikirimkan salah alamat atau penerima?

Jika memo yang dikirimkan salah alamat atau penerima, segera perbaiki dan kirimkan kembali memo dengan alamat dan penerima yang benar.

12. Bagaimana cara menghindari kesalahan dalam menulis memo?

Cara menghindari kesalahan dalam menulis memo adalah dengan memeriksa kembali pesan yang ingin disampaikan, menggunakan bahasa yang mudah dipahami, serta menggunakan format memo yang tepat.

13. Apa yang harus dilakukan jika memo bersifat rahasia atau confidential?

Jika memo bersifat rahasia atau confidential, pastikan hanya dikirimkan pada pihak yang berhak untuk menerimanya dan jangan disebarkan pada pihak lain.

Kesimpulan

Sekarang, Sobat Gonel sudah mengetahui pengertian, jenis, dan cara menulis contoh memo dengan baik dan benar. Meskipun memo memiliki kelebihan dan kekurangan, namun dengan pengetahuan dan keterampilan yang baik, memo dapat menjadi salah satu bentuk komunikasi bisnis yang efektif dan efisien. Oleh karena itu, pastikan Anda selalu menulis memo dengan baik dan benar agar pesan yang ingin disampaikan dapat diterima dengan baik oleh pihak yang dituju.

Ayo segera praktek membuat dan menulis memo yang baik dan benar untuk kebutuhan bisnis Anda!

Disclaimer