Contoh Surat dengan Lampiran: Panduan Lengkap untuk Menulis Surat yang Tepat

Salam Pembuka

Salam sejahtera Sobat Gonel, dalam dunia bisnis dan pekerjaan, menulis surat merupakan hal yang tidak bisa dihindari. Sebagai alat komunikasi, surat harus ditulis dengan tepat agar pesan yang ingin disampaikan dapat dipahami oleh penerima surat. Salah satu unsur penting dalam surat adalah lampiran yang merupakan informasi tambahan yang relevan dengan konten surat tersebut. Nah, pada artikel kali ini, kami akan membahas secara lengkap tentang contoh surat dengan lampiran yang tepat dan benar. Yuk, simak informasinya!

Pendahuluan

1. Apa itu Surat dengan Lampiran? Surat dengan lampiran adalah surat yang dilengkapi dengan informasi tambahan yang relevan dengan isi surat. Lampiran biasanya berisi data, laporan, atau informasi yang mendukung isi surat. Dalam praktiknya, lampiran ini dapat berupa dokumen, gambar, atau video yang dikemas dalam bentuk file terpisah.

2. Keuntungan Surat dengan Lampiran Salah satu manfaat dari menggunakan surat dengan lampiran adalah memudahkan penerima surat untuk memahami isi surat dengan lebih baik. Lampiran yang disertakan dapat menjadi rujukan dan memberikan informasi tambahan terkait dengan permintaan atau pernyataan di dalam surat.

3. Kekurangan Surat dengan Lampiran Namun, meski memudahkan penerima surat dalam memahami isi surat, terkadang lampiran juga dapat menjadi bumerang bagi pengirim surat. Hal tersebut terjadi jika isi lampiran tidak relevan dengan isi surat atau jika lampiran tidak dapat diakses oleh penerima surat karena masalah teknis atau file yang rusak.

4. Jenis-Jenis Lampiran dalam Surat Lampiran dalam surat ada beberapa jenis, di antaranya adalah:

Jenis Lampiran
Contoh
Data
informasi keuangan, laporan keuangan, laporan penjualan, dll.
Dokumen
kontrak, lisensi, nota kesepahaman, dll
Gambar
fotografi, lukisan, ilustrasi, dll
Video
presentasi, wawancara, promosi produk, dll

5. Cara Menuliskan Lampiran Untuk menuliskan lampiran, biasanya di akhir surat dituliskan informasi terkait dengan jumlah dan jenis lampiran yang disertakan. Formatnya seperti ini: “Terlampir 2 file PDF, yaitu laporan keuangan dan catatan pengeluaran”.

6. Kapan Menggunakan Surat dengan Lampiran Surat dengan lampiran perlu digunakan jika informasi yang ingin disampaikan dalam surat tidak dapat dijelaskan secara lengkap dalam isi surat saja. Lampiran dapat menjadi penjelasan atau informasi tambahan yang diperlukan oleh penerima surat.

7. Tips Menulis Surat dengan Lampiran yang Baik Beberapa tips menulis surat dengan lampiran yang baik antara lain:

  • Menentukan jenis lampiran yang sesuai, yaitu dengan memperhatikan jenis informasi tambahan yang ingin disampaikan
  • Menyertakan informasi lampiran secara jelas, yaitu dengan menyebutkan jenis dan jumlah lampiran yang disertakan pada akhir surat
  • Memastikan lampiran relevan dengan isi surat, yaitu dengan memastikan bahwa informasi tambahan yang disertakan mendukung dan relevan dengan isi surat
  • Menyertakan file lampiran yang mudah diakses dan dibaca, yaitu dengan memilih format file yang umum dan mudah dibuka oleh penerima surat

Kelebihan dan Kekurangan

1. Kelebihan Surat dengan Lampiran contoh surat dengan lampiran

  • Menunjang isi surat, dengan menyediakan informasi tambahan yang relevan, sehingga isi surat dapat lebih mudah dimengerti.
  • Meningkatkan kredibilitas, dengan menyediakan informasi tambahan yang relevan dan mendukung isi surat, maka kesan profesionalitas dan kredibilitas dapat meningkat.
  • Memudahkan penerima surat, dengan adanya lampiran, penerima surat dapat mengecek informasi tambahan yang diperlukan dengan mudah.

2. Kekurangan Surat dengan Lampiran contoh surat dengan lampiran:

  • Meningkatkan Risiko Kesalahan, dengan adanya lampiran, maka ada kemungkinan terjadi kesalahan dalam memasukkan lampiran yang tepat dan relevan dengan isi surat.
  • Memerlukan Penjelasan Tambahan, lampiran yang disertakan juga memerlukan penjelasan tambahan agar isi surat dapat dipahami dengan baik. Hal ini dapat mengakibatkan surat menjadi terlalu panjang dan memakan waktu yang lama untuk dibaca.
  • Masalah Teknis, dalam beberapa kasus, lampiran yang disertakan dapat mengalami masalah teknis sehingga tidak dapat terbuka atau diakses oleh penerima surat.

Contoh Surat dengan Lampiran

Berikut ini adalah contoh surat dengan lampiran yang benar:

Surat Permohonan Izin

Kepada Yth, Bapak/Ibu Pimpinan

Dalam kesempatan ini, saya selaku Ketua Panitia Acara “Sanggar Budaya” yang akan dilaksanakan pada tanggal 12 Agustus 2022 di Gedung Serbaguna mengajukan permohonan izin kepada pihak yang berwenang agar acara ini dapat dilaksanakan dengan aman dan lancar.

Dalam hal ini, kami sudah menyiapkan beberapa persyaratan dan dokumen yang diperlukan, yaitu:

  1. Surat permohonan izin
  2. Surat Persetujuan Dari Dinas Kebudayaan
  3. Rencana kegiatan acara

Terlampir kami sertakan dokumen-dokumen tersebut dalam bentuk file terpisah. Kami berharap izin yang kami ajukan dapat segera diproses sehingga kami dapat melaksanakan acara tersebut dengan sukses.

Demikian permohonan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

Ketua Panitia Acara “Sanggar Budaya”

FAQ

Apa itu surat dengan lampiran?

Surat dengan lampiran adalah surat yang dilengkapi dengan informasi tambahan yang relevan dengan isi surat. Lampiran biasanya berisi data, laporan, atau informasi yang mendukung isi surat

Bagaimana cara menuliskan lampiran pada surat?

Untuk menuliskan lampiran, biasanya di akhir surat dituliskan informasi terkait dengan jumlah dan jenis lampiran yang disertakan. Formatnya seperti ini: “Terlampir 2 file PDF, yaitu laporan keuangan dan catatan pengeluaran”.

Apa saja jenis-jenis lampiran dalam surat?

Jenis lampiran dalam surat ada beberapa jenis, di antaranya adalah: data, dokumen, gambar, dan video.

Kapan sebaiknya menggunakan surat dengan lampiran?

Surat dengan lampiran perlu digunakan jika informasi yang ingin disampaikan dalam surat tidak dapat dijelaskan secara lengkap dalam isi surat saja. Lampiran dapat menjadi penjelasan atau informasi tambahan yang diperlukan oleh penerima surat.

Bagaimana cara memastikan lampiran relevan dengan isi surat?

Untuk memastikan lampiran relevan dengan isi surat, pastikan bahwa informasi tambahan yang akan disertakan mendukung dan relevan dengan isi surat.

Apa saja keuntungan menggunakan surat dengan lampiran?

Keuntungan menggunakan surat dengan lampiran antara lain: memudahkan penerima surat dalam memahami isi surat, meningkatkan kredibilitas, serta memperjelas isi surat.

Apa saja kekurangan menggunakan surat dengan lampiran?

Kekurangan menggunakan surat dengan lampiran antara lain: meningkatkan risiko kesalahan, memerlukan penjelasan tambahan, serta mengalami masalah teknis pada lampiran yang disertakan.

Kesimpulan

Dalam dunia bisnis dan pekerjaan, menulis surat dengan lampiran merupakan hal yang harus dikuasai. Dalam surat dengan lampiran, lampiran tersebut dapat berupa data, dokumen, gambar, atau video yang mendukung isi surat. Meski memudahkan penerima surat dalam memahami isi surat, lampiran juga dapat menjadi bumerang bagi pengirim surat jika isi lampiran tidak relevan dengan isi surat atau jika lampiran tidak dapat diakses oleh penerima surat karena masalah teknis atau file yang rusak.

Namun, dengan beberapa tips menulis surat dengan lampiran yang baik, kekurangan tersebut dapat diminimalisir. Sebagai penutup, semoga panduan ini dapat membantu Sobat Gonel dalam membuat surat dengan lampiran yang tepat dan benar.

Disclaimer

Artikel ini disusun untuk tujuan informasi dan tidak dimaksudkan sebagai pengganti nasihat profesional. Setiap tindakan yang diambil berdasarkan informasi dalam artikel ini adalah tanggung jawab pembaca sendiri. Penulis tidak bertanggung jawab atas kerugian atau konsekuensi yang diakibatkan oleh penggunaan artikel ini.

Tukang Share Informasi

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *