Contoh Surat Keluar: Pentingnya Menulis Surat yang Benar dan Efektif

Bang Gonel 18 Januari 2023 18 Januari 2023 6 min read

Salam untuk Sobat Gonel

Halo Sobat Gonel! Sudahkah kamu mengirimkan surat keluar hari ini? Surat keluar adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang penting dalam dunia bisnis maupun personal. Banyak orang yang mungkin merasa kesulitan dalam menulis surat keluar yang benar dan efektif. Oleh karena itu, dalam artikel ini akan dijelaskan contoh surat keluar yang baik dan benar, serta tips untuk menulis surat keluar yang efektif.

Daftar Isi+

Salam untuk Sobat Gonel

Pendahuluan

Surat keluar adalah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk mengirimkan pesan dari pengirim ke penerima. Surat keluar dapat digunakan dalam berbagai situasi, seperti untuk melakukan pemesanan, mengajukan permohonan, atau memberikan informasi. Surat keluar juga dapat memiliki berbagai format, tergantung pada jenis pesan yang akan disampaikan.

Namun, meskipun surat keluar sudah sangat umum digunakan, masih banyak orang yang kerap merasa kesulitan dalam menulis surat keluar yang efektif. Beberapa di antaranya mungkin merasa sulit dalam memilih kata-kata yang tepat, atau merasa bingung dengan struktur surat keluar yang benar.

Oleh karena itu, dalam artikel ini akan dijelaskan contoh surat keluar yang baik dan benar, serta tips untuk menulis surat keluar yang efektif. Dengan membaca artikel ini, diharapkan pembaca dapat memahami bagaimana menulis surat keluar yang benar dan efektif, sehingga pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan jelas dan tepat sasaran.

Berikut ini adalah beberapa kelebihan dan kekurangan dalam menulis surat keluar yang perlu diperhatikan:

Kelebihan Menulis Surat Keluar

1. Surat keluar memberikan kesan yang lebih resmi dibandingkan dengan bentuk komunikasi lainnya, seperti email atau pesan singkat.

2. Surat keluar dapat memberikan kesan yang lebih serius dan profesional, terutama jika surat keluar tersebut disampaikan dalam konteks bisnis.

3. Surat keluar dapat memudahkan pengirim dalam menyampaikan pesan secara tertulis, sehingga tidak perlu khawatir dengan kemungkinan terjadinya kesalahpahaman atau salah arti.

4. Surat keluar dapat memberikan kesan yang lebih personal dan intim, terutama jika surat keluar tersebut ditujukan untuk orang yang sangat dekat dengan pengirimnya.

Kekurangan Menulis Surat Keluar

1. Surat keluar memerlukan waktu yang lebih lama dibandingkan dengan bentuk komunikasi lainnya, seperti email atau pesan singkat.

2. Surat keluar memerlukan biaya yang lebih besar dibandingkan dengan bentuk komunikasi lainnya, terutama jika surat keluar tersebut dikirimkan melalui pos atau kurir.

3. Surat keluar lebih rentan terhadap risiko hilang atau tertukar, terutama jika surat keluar tersebut dikirimkan melalui pos atau kurir.

4. Surat keluar dapat memberikan kesan yang kurang praktis dalam konteks bisnis, terutama jika pesan yang ingin disampaikan berkaitan dengan hal-hal yang bersifat mendesak.

Contoh Surat Keluar yang Baik dan Benar

Berikut ini adalah contoh surat keluar yang baik dan benar:

No.	Jenis Surat	Kepada	Alamat	Tanggal	Perihal
1	Surat Pemesanan	PT. ABC	Jl. Sudirman No. 123, Jakarta	1 Januari 2022	Pemesanan Barang
2	Surat Permohonan	Dinas Pendidikan Kota Surabaya	Jl. Gubernur Suryo No. 1, Surabaya	15 Februari 2022	Permohonan Pengadaan Buku
3	Surat Undangan	Dr. Hj. Ayu, M.Si.	Jl. Cimandiri No. 32, Bandung	1 Maret 2022	Undangan Rapat Koordinasi

Tips Menulis Surat Keluar yang Efektif

Berikut ini adalah beberapa tips untuk menulis surat keluar yang efektif:

1. Tentukan Tujuan Surat Keluar

Sebelum menulis surat keluar, pastikan kamu sudah mengetahui dengan jelas tujuan dari surat keluar tersebut. Apakah surat keluar tersebut untuk meminta informasi, mengajukan permohonan, atau memberikan pemberitahuan? Dengan mengetahui tujuan dari surat keluar, kamu dapat menyesuaikan konten surat keluar dengan pesan yang ingin disampaikan.

2. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Tepat

Pastikan kamu menggunakan bahasa yang jelas dan tepat dalam menulis surat keluar. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu formal atau terlalu informal, dan pastikan setiap kalimat dapat dipahami dengan mudah oleh penerima surat keluar.

3. Gunakan Struktur Surat Keluar yang Benar

Setiap surat keluar umumnya memiliki struktur yang sama, yaitu pembukaan, isi, dan penutup. Pastikan kamu menggunakan struktur surat keluar yang benar dan sesuai dengan jenis surat keluar yang ingin kamu buat.

4. Hindari Penggunaan Slang atau Bahasa Gaul

Hindari penggunaan slang atau bahasa gaul dalam menulis surat keluar, terutama jika surat keluar tersebut ditujukan untuk keperluan bisnis. Kamu harus memastikan penggunaan bahasa yang sopan dan sesuai dengan konteks surat keluar yang ingin kamu buat.

5. Cantumkan Informasi Kontak

Pastikan kamu mencantumkan informasi kontak pada surat keluar, seperti nomor telepon atau alamat email. Hal ini dapat memudahkan penerima surat keluar untuk menghubungi kamu jika ada pertanyaan atau hal-hal yang ingin ditanyakan lebih lanjut.

6. Periksa Kembali Surat Keluar Sebelum Dikirimkan

Sebelum surat keluar dikirimkan, pastikan kamu sudah memeriksa kembali isi surat keluar dan melengkapi semua informasi yang diperlukan. Hindari penggunaan kata-kata yang kurang sopan atau menyinggung, dan pastikan surat keluar sudah siap untuk dikirimkan.

FAQ

1. Apa itu surat keluar?

Surat keluar adalah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk mengirimkan pesan dari pengirim ke penerima.

2. Kapan sebaiknya menggunakan surat keluar?

Surat keluar sebaiknya digunakan jika pesan yang ingin disampaikan membutuhkan kesepakatan tertulis atau untuk keperluan bisnis yang lebih resmi.

3. Apa saja format surat keluar yang umum digunakan?

Format surat keluar yang umum digunakan antara lain surat pemesanan, surat permohonan, dan surat undangan.

4. Apa saja kelebihan menulis surat keluar?

Kelebihan menulis surat keluar antara lain memberikan kesan yang lebih resmi, serius, dan profesional.

5. Apa saja kekurangan menulis surat keluar?

Kekurangan menulis surat keluar antara lain memerlukan waktu dan biaya yang lebih besar, serta lebih rentan terhadap risiko hilang atau tertukar.

6. Apa saja tips untuk menulis surat keluar yang efektif?

Tips untuk menulis surat keluar yang efektif antara lain menentukan tujuan surat keluar, menggunakan bahasa yang jelas dan tepat, mengikuti struktur surat keluar yang benar, menghindari penggunaan slang atau bahasa gaul, mencantumkan informasi kontak, dan memeriksa kembali surat keluar sebelum dikirimkan.

7. Apakah penting mencantumkan informasi kontak pada surat keluar?

Ya, penting mencantumkan informasi kontak pada surat keluar agar penerima surat keluar dapat dengan mudah menghubungi pengirim jika ada pertanyaan atau hal-hal yang perlu ditanyakan lebih lanjut.

Kesimpulan

Menulis surat keluar yang benar dan efektif memang bukan hal yang mudah, tetapi dengan memahami contoh surat keluar yang baik dan benar serta tips untuk menulis surat keluar yang efektif, kamu bisa membuat surat keluar yang lebih efektif dan efisien. Selain itu, dengan menulis surat keluar yang benar dan efektif, kamu dapat memberikan kesan yang lebih serius dan profesional, sehingga pesan yang ingin disampaikan dapat tersampaikan dengan jelas dan tepat sasaran.

Jangan lupa untuk terus berlatih menulis surat keluar, karena semakin sering kamu melakukannya, maka akan semakin terbiasa dan mahir dalam menulis surat keluar yang baik dan benar. Selamat mencoba!

Penutup