Contoh Surat Tanda Terima: Pengertian, Manfaat, dan Cara Membuat

Bang Gonel 24 Januari 2023 24 Januari 2023 6 min read

Pendahuluan

Halo Sobat Gonel, kali ini kita akan membahas mengenai contoh surat tanda terima, salah satu dokumen yang sering digunakan dalam berbagai aktivitas, baik itu bisnis maupun non-bisnis. Surat tanda terima merupakan bukti sah tentang terjadinya suatu transaksi atau kegiatan tertentu. Tidak hanya itu, surat tanda terima juga memiliki manfaat yang penting, seperti mempermudah pencatatan kegiatan dan menghindari masalah di kemudian hari. Untuk lebih memahami mengenai surat tanda terima, mari simak artikel berikut ini.

Daftar Isi+

Pendahuluan

1. Apa itu Surat Tanda Terima?

Surat tanda terima adalah dokumen tertulis yang berisi bukti atas suatu kegiatan atau transaksi yang terjadi. Dokumen ini sering digunakan dalam berbagai aktivitas, seperti pembelian barang, layanan jasa, donasi, pembayaran, dan sebagainya. Surat tanda terima berisi informasi terkait kegiatan atau transaksi tersebut, seperti tanggal, nama, jumlah uang atau barang yang diterima, serta tanda tangan dari pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan atau transaksi tersebut.

2. Kelebihan dan Kekurangan Surat Tanda Terima

a. Kelebihan

• Mempermudah Pencatatan Keuangan

Surat tanda terima dapat memudahkan pencatatan keuangan, terutama jika terdapat kegiatan atau transaksi dalam jumlah besar. Dengan adanya surat tanda terima, pemilik usaha dapat memantau kegiatan atau transaksi yang terjadi dengan lebih mudah dan akurat.

• Menghindari Masalah di Kemudian Hari

Surat tanda terima juga dapat digunakan sebagai bukti jika terjadi masalah di kemudian hari. Misalnya, jika ada kegiatan atau transaksi yang mendapat keluhan dari pelanggan atau pihak lain, surat tanda terima dapat digunakan sebagai bukti yang sah untuk menyelesaikan masalah tersebut.

• Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan

Dalam bisnis, surat tanda terima dapat digunakan sebagai bukti kegiatan atau transaksi yang dilakukan dengan benar. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap usaha Anda.

b. Kekurangan

• Memerlukan Waktu dan Tenaga

Pembuatan surat tanda terima memerlukan waktu dan tenaga yang cukup. Hal ini dapat menjadi beban bagi pemilik usaha, terutama jika terdapat banyak kegiatan atau transaksi yang terjadi sekaligus.

• Tidak Efektif Untuk Transaksi Kecil

Surat tanda terima mungkin tidak efektif untuk transaksi kecil yang hanya melibatkan sedikit uang atau barang. Hal ini karena pembuatan surat tanda terima memerlukan biaya dan waktu yang cukup besar.

3. Jenis-Jenis Surat Tanda Terima

Jenis-jenis surat tanda terima dapat dibedakan berdasarkan kegiatan atau transaksi yang dilakukan. Beberapa jenis surat tanda terima yang umum digunakan antara lain:

Jenis Surat Tanda Terima	Kegunaan
Surat Tanda Terima Pembayaran	Dokumen yang berisi bukti atas pembayaran yang dilakukan
Surat Tanda Terima Pengiriman	Dokumen yang berisi bukti atas pengiriman barang
Surat Tanda Terima Donasi	Dokumen yang berisi bukti atas donasi yang diberikan
Surat Tanda Terima Penerimaan Barang	Dokumen yang berisi bukti atas penerimaan barang dari suatu pihak

Cara Membuat Surat Tanda Terima

1. Persiapkan Alat dan Bahan

Untuk membuat surat tanda terima, Anda memerlukan alat dan bahan seperti kertas, pena, dan stempel (jika diperlukan). Pastikan alat dan bahan yang digunakan dalam kondisi yang baik dan tidak rusak.

2. Tentukan Informasi yang Akan Dimasukkan

Tentukan informasi yang akan dimasukkan ke dalam surat tanda terima, seperti tanggal, nama, jumlah uang atau barang yang diterima, dan tanda tangan dari pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan atau transaksi tersebut. Pastikan informasi yang dimasukkan akurat dan sesuai dengan kegiatan atau transaksi yang terjadi.

3. Tulis Surat Tanda Terima

Setelah menentukan informasi yang akan dimasukkan, tulis surat tanda terima dengan jelas dan rapi. Pastikan semua informasi terlihat dengan jelas dan mudah dibaca. Jangan lupa untuk menambahkan nomor urut pada surat tanda terima, terutama jika terdapat banyak kegiatan atau transaksi yang terjadi.

4. Tanda Tangan dan Berikan Salinan

Setelah selesai menulis surat tanda terima, tanda tangani dokumen tersebut oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan atau transaksi. Setelah itu, berikan salinan surat tanda terima tersebut kepada masing-masing pihak yang terlibat.

FAQ (Frequently Asked Questions)

1. Apakah Surat Tanda Terima Penting untuk Bisnis?

Ya, surat tanda terima penting untuk bisnis karena dapat menjadi bukti sah atas transaksi atau kegiatan yang terjadi. Dokumen ini juga dapat digunakan untuk pencatatan keuangan dan meningkatkan kepercayaan pelanggan.

2. Apakah Surat Tanda Terima Harus Dibuat oleh Pihak yang Sama dengan Pihak Pembeli atau Penerima?

Tidak harus. Surat tanda terima dapat dibuat oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan atau transaksi atau oleh pihak ketiga yang diberi wewenang untuk membuat surat tanda terima.

3. Apakah Surat Tanda Terima Harus Ditandatangani oleh Kedua Belah Pihak?

Tidak selalu. Surat tanda terima dapat ditandatangani oleh satu pihak atau kedua belah pihak tergantung dari kegiatan atau transaksi yang terjadi. Namun, jika transaksi yang dilakukan melibatkan uang, sebaiknya surat tanda terima ditandatangani oleh kedua belah pihak.

4. Apakah Surat Tanda Terima Harus Berisi Nomor Urut?

Sebaiknya ya, terutama jika terdapat banyak kegiatan atau transaksi yang terjadi dalam waktu bersamaan. Nomor urut akan memudahkan pengelolaan surat tanda terima dan membuatnya lebih terorganisir.

5. Apakah Surat Tanda Terima Harus Dicetak dengan Komputer atau Boleh Dicetak Tangan?

Surat tanda terima bisa dicetak dengan komputer atau tangan, tergantung dari preferensi masing-masing. Namun, jika ingin terlihat lebih profesional dan rapi, sebaiknya gunakan komputer untuk mencetak surat tanda terima.

6. Apa yang Harus Dilakukan Jika Terdapat Kesalahan pada Surat Tanda Terima?

Jika terdapat kesalahan pada surat tanda terima, sebaiknya lakukan koreksi dengan tinta berbeda dan tandatangani kembali oleh kedua belah pihak.

7. Bagaimana Cara Menyimpan Surat Tanda Terima?

Sebaiknya simpan surat tanda terima dalam file khusus di komputer atau dalam map fisik agar mudah ditemukan. Pastikan juga salinan surat tanda terima diberikan kepada masing-masing pihak yang terlibat dalam kegiatan atau transaksi.

Kesimpulan

Dalam bisnis maupun non-bisnis, surat tanda terima memiliki peran yang penting sebagai bukti sah atas suatu kegiatan atau transaksi. Dokumen ini dapat mempermudah pencatatan kegiatan dan menghindari masalah di kemudian hari. Ada beberapa jenis surat tanda terima yang umum digunakan, seperti surat tanda terima pembayaran, pengiriman, donasi, dan penerimaan barang. Untuk membuat surat tanda terima, persiapkan alat dan bahan yang diperlukan, tentukan informasi yang akan dimasukkan, tulis surat tanda terima, tanda tangani dokumen tersebut oleh pihak yang terlibat dalam kegiatan atau transaksi, dan berikan salinan surat tanda terima tersebut kepada masing-masing pihak yang terlibat.

Semoga artikel ini bermanfaat untuk sobat Gonel. Jangan lupa untuk selalu membuat surat tanda terima setiap kali melakukan kegiatan atau transaksi, ya!

Disclaimer