Contoh Surat Jalan: Semua yang Perlu Anda Ketahui

Bang Gonel 13 Januari 2023 13 Januari 2023 7 min read

Sobat Gonel, Siapkan Semangat dan Perhatikan Contoh Surat Jalan Ini

Surat jalan, atau yang biasa disebut dengan delivery order (DO), adalah dokumen tertulis yang berisi informasi terkait pengiriman barang dari suatu tempat ke tempat lain. Dokumen ini berisi data penerima barang, jenis barang, jumlah barang, alamat penerima, dan lainnya. Surat jalan menjadi dokumen penting dalam dunia logistik karena merupakan bukti legal pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lain.

Daftar Isi+

Sobat Gonel, Siapkan Semangat dan Perhatikan Contoh Surat Jalan Ini

Di artikel ini, Sobat Gonel akan menemukan semua informasi penting terkait contoh surat jalan. Mulai dari kelebihan dan kekurangan surat jalan, hingga tabel yang berisi semua informasi lengkap tentang surat jalan. Baca terus artikel ini untuk mengetahui lebih lanjut.

Kelebihan Dan Kekurangan Contoh Surat Jalan

Kelebihan Contoh Surat Jalan

1. Menghindari Kesalahan Pada Pengiriman

Menggunakan surat jalan dalam setiap pengiriman barang dapat membantu menghindari kesalahan pengiriman. Surat jalan bisa dijadikan sebagai bukti pengiriman yang sah dan isi dari surat jalan dapat memastikan barang dikirim ke alamat yang tepat dan diterima oleh penerima yang benar.

2. Memudahkan Pencatatan dan Administrasi

Surat jalan dapat membantu dalam pencatatan dan administrasi pengiriman barang. Setiap surat jalan harus tercatat dengan benar dan dapat memudahkan pemilik bisnis mengontrol inventaris barang.

3. Mempercepat Proses Pengiriman

Dengan menggunakan surat jalan, proses pengiriman barang bisa menjadi lebih cepat karena menghindari waktu yang terbuang untuk mencari informasi pembeli dan alamat pengiriman.

4. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan

Surat jalan dapat memberikan kepercayaan lebih pada pelanggan. Pelanggan bisa merasa lebih aman karena bisa memperoleh bukti tertulis bahwa barang sudah dikirimkan ke alamat yang benar.

5. Mengurangi Kemungkinan Kehilangan Barang

Dokumen surat jalan dapat memastikan bahwa barang yang dikirimkan tidak hilang atau rusak. Surat jalan menyimpan informasi barang yang dikirim, termasuk keadaan barang saat dikirim, sehingga memudahkan perusahaan mengatasi masalah jika terjadi kerusakan atau kehilangan barang selama pengiriman.

6. Meningkatkan Efisiensi Bisnis

Surat jalan dapat meningkatkan efisiensi bisnis dengan menghemat waktu dan tenaga dalam administrasi pengiriman barang. Dokumen ini dapat membantu dalam pengelolaan inventaris, memastikan pengiriman barang yang tepat, dan mengurangi kesalahan pengiriman.

7. Meningkatkan Profesionalisme Bisnis

Dokumen surat jalan bisa menjadi pelengkap bisnis yang profesional. Pelanggan bisa merasa lebih puas dengan pengalaman belanja mereka karena bisnis yang mengirimkan barang dengan menggunakan surat jalan memberikan kesan yang lebih professional dan terpercaya.

Kekurangan Contoh Surat Jalan

1. Membutuhkan Waktu Ekstra

Surat jalan membutuhkan waktu ekstra untuk membuat dokumen yang lengkap dan akurat. Beberapa bisnis mungkin merasa keberatan karena membutuhkan waktu dan tenaga ekstra untuk membuat dokumen surat jalan.

2. Biaya Tambahan

Membuat dokumen surat jalan membutuhkan biaya tambahan. Biaya yang dikeluarkan bisa menambah biaya operasional bisnis.

3. Rawan Salah Tulis

Surat jalan bisa mengalami kesalahan pengisian karena bisa jadi manusia salah dalam menuliskan informasi pengiriman. Hal ini bisa mengganggu proses pengiriman barang yang diinginkan.

4. Rawan Kehilangan

Surat jalan bisa hilang selama proses pengiriman barang. Ini bisa menjadi masalah serius bagi bisnis karena surat jalan menjadi bukti legal bahwa barang sudah dikirimkan.

5. Tidak Bisa Digunakan Kembali

Surat jalan hanya bisa digunakan sekali sehingga tidak efisien. Bisnis harus membuat dokumen baru setiap kali ada pengiriman barang.

6. Tidak Terlalu Diperhatikan Oleh Pelanggan

Surat jalan mungkin tidak begitu disoroti oleh pelanggan karena mereka lebih memperhatikan kondisi barang yang diterima.

7. Rawan Ditipu

Surat jalan rentan digunakan untuk melakukan penipuan atau penggelapan barang pada proses pengiriman.

Tabel Contoh Surat Jalan

No.	Informasi	Penjelasan
1	Nomor Surat Jalan	Nomor unik yang diberikan kepada setiap surat jalan yang diterbitkan oleh perusahaan
2	Tanggal	Tanggal surat jalan diterbitkan oleh perusahaan
3	Nama Perusahaan	Nama perusahaan pengirim barang
4	Alamat Perusahaan	Alamat lengkap perusahaan pengirim barang
5	Kontak Perusahaan	Nomor telepon, email, atau alamat website dari perusahaan pengirim barang
6	Nama Penerima	Nama lengkap penerima barang
7	Alamat Penerima	Alamat lengkap tempat penerima barang
8	Kontak Penerima	Nomor telepon, email, atau alamat website dari penerima barang
9	Jenis Barang	Nama jenis barang yang dikirimkan
10	Jumlah Barang	Jumlah barang yang dikirimkan
11	Berat Barang	Berat keseluruhan barang yang dikirimkan
12	Biaya Pengiriman	Biaya yang dikenakan untuk pengiriman barang
13	Asuransi	Informasi apakah barang diasuransikan atau tidak

Frequently Asked Questions (FAQ)

1. Apa itu surat jalan?

Surat jalan atau delivery order (DO) adalah dokumen tertulis yang berisi informasi terkait pengiriman barang dari suatu tempat ke tempat lain. Dokumen ini berisi data penerima barang, jenis barang, jumlah barang, alamat penerima, dan lainnya. Surat jalan menjadi dokumen penting dalam dunia logistik karena merupakan bukti legal pengiriman barang dari satu tempat ke tempat lain.

2. Apa fungsi dari surat jalan?

Surat jalan berfungsi untuk memastikan barang dikirim ke alamat yang tepat dan diterima oleh penerima yang benar. Dokumen ini juga membantu dalam pencatatan dan administrasi pengiriman barang, mempercepat proses pengiriman barang, meningkatkan kepercayaan pelanggan, mengurangi kemungkinan kehilangan barang, meningkatkan efisiensi bisnis, dan meningkatkan profesionalisme bisnis.

3. Apa isi dari surat jalan?

Isi dari surat jalan antara lain nomor surat jalan, tanggal, nama perusahaan pengirim, alamat perusahaan pengirim, kontak perusahaan pengirim, nama penerima barang, alamat penerima barang, kontak penerima barang, jenis barang, jumlah barang, berat barang, biaya pengiriman, dan informasi asuransi barang.

4. Apa saja kesalahan yang sering terjadi pada surat jalan?

Kesalahan yang sering terjadi pada surat jalan antara lain salah penulisan alamat pengiriman, salah penulisan nomor surat jalan, kesalahan penulisan jumlah barang, hingga penulisan yang tidak jelas dan sulit dibaca oleh pihak penerima barang.

5. Apakah surat jalan sama dengan faktur?

Tidak, surat jalan dan faktur memiliki perbedaan. Surat jalan adalah dokumen yang berisi detail pengiriman barang, sedangkan faktur berisi rincian biaya terkait barang yang dikirimkan. Faktur biasanya dihasilkan setelah proses pengiriman barang selesai, sedangkan surat jalan harus dibuat sebelum proses pengiriman barang dimulai.

6. Apakah surat jalan bisa digunakan jika barang tidak dikirimkan?

Tidak, surat jalan hanya dapat digunakan jika barang sudah dikirimkan. Surat jalan menjadi bukti legal pengiriman barang dari pengirim ke penerima. Jika barang tidak dikirimkan, maka surat jalan tidak dapat diterbitkan karena tidak ada bukti pengiriman barang.

7. Apa yang harus dilakukan jika surat jalan hilang atau rusak?

Jika surat jalan hilang atau rusak selama proses pengiriman barang, perusahaan pengirim harus segera mengambil tindakan. Perusahaan dapat mengeluarkan surat jalan baru dan memberikan informasi yang diperlukan.

8. Apa yang harus dilakukan jika informasi pada surat jalan salah?

Jika informasi pada surat jalan salah, perusahaan pengirim harus segera mengambil tindakan perbaikan. Perusahaan harus membuat surat jalan baru yang berisi informasi yang benar dan mengirimkannya ke penerima barang.

9. Apakah surat jalan harus dicetak?

Tidak, surat jalan tidak harus dicetak. Saat ini, banyak perusahaan yang menggunakan surat jalan digital atau elektronik yang lebih efisien dan ramah lingkungan. Surat jalan digital dapat disimpan di perangkat elektronik seperti laptop, tablet, atau smartphone, sehingga memudahkan akses dan penggunaannya.

10. Apa yang harus dilakukan jika penerima barang tidak ditemukan?

Jika penerima barang tidak ditemukan, perusahaan pengirim harus segera mengambil tindakan. Perusahaan harus melakukan komunikasi dengan penerima untuk mengetahui alasan kenapa penerima tidak ditemukan. Jika tidak bisa dihubungi, maka barang akan dikembalikan ke perusahaan pengirim.

11. Apa yang harus dilakukan jika ada barang yang hilang atau rusak selama proses pengiriman?

Jika ada barang yang hilang atau rusak selama proses pengiriman, perusahaan pengirim harus segera mengambil tindakan. Perusahaan harus bertanggung jawab dengan memberikan kompensasi atau mengganti nilai barang yang hilang atau rusak.

12. Berapa lama surat jalan harus disimpan?

Surat jalan harus disimpan selama 5 tahun. Durasi ini diterapkan sebagai persyaratan hukum dan dimaksudkan untuk memastikan perusahaan mampu menyimpan dokumen penting seperti surat jalan.

13. Apa yang harus dilakukan jika surat jalan hilang dan mempengaruhi fungsi pengiriman?

Jika surat jalan hilang dan mempengaruhi fungsi pengiriman, perusahaan pengirim harus segera mengambil tindakan. Perusahaan harus membuat surat jalan baru yang berisi informasi yang benar dan segera mengirimkan barang ke alamat penerima.

Kesimpulan