Contoh Surat Pengantar: Mempermudah Pengiriman Dokumen dan Belanja Online

Bang Gonel 13 Januari 2023 13 Januari 2023 4 min read

Salam Sobat Gonel, Kenali Lebih Dekat dengan Surat Pengantar

Surat pengantar, sebuah dokumen yang memainkan peran penting dalam kegiatan pengiriman barang dan dokumen, tak jarang menjadi momok bagi sebagian orang. Sebab, tidak semua orang mengerti bagaimana cara membuat surat pengantar yang baik dan benar. Di sisi lain, dengan berkembangnya teknologi dan belanja online, surat pengantar kini lebih sering digunakan sebagai bukti pengiriman barang.

Daftar Isi+

Salam Sobat Gonel, Kenali Lebih Dekat dengan Surat Pengantar

Sebelum kita membahas lebih jauh tentang contoh surat pengantar, mari kita kenali lebih dekat apa itu surat pengantar dan bagaimana cara membuatnya dengan benar.

Apa Itu Surat Pengantar?

Surat pengantar merupakan dokumen yang dibuat untuk memastikan barang atau dokumen yang dikirimkan dari suatu tempat ke tempat lain dapat sampai dengan aman dan selamat. Surat pengantar ini biasanya digunakan untuk keperluan bisnis, pengiriman dokumen, atau pengiriman barang.

Tujuan dari surat pengantar adalah untuk:

Keuntungan	Kekurangan
👍 Memudahkan dan mempercepat proses pengiriman barang dan dokumen 👍 Dapat digunakan sebagai bukti pengiriman	👎 Jika terdapat kesalahan dalam surat pengantar dapat menimbulkan kerugian 👎 Surat pengantar yang dibuat dengan tidak benar dapat memperpanjang waktu pengiriman barang dan dokumen

Bagaimana Cara Membuat Surat Pengantar yang Baik dan Benar?

Bagi Anda yang belum terbiasa membuat surat pengantar, berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Gunakan bahasa yang sopan dan jelas

Guna meningkatkan kesan profesional dan meyakinkan pihak penerima, gunakan bahasa yang sopan dan jelas dalam surat pengantar Anda.

2. Sertakan informasi yang lengkap dan akurat

Untuk memastikan barang atau dokumen yang dikirim sampai dengan aman dan tepat waktu, pastikan Anda menyertakan informasi yang lengkap dan akurat, seperti nama, alamat, nomor telepon, jenis barangan, jumlah dan berat barang, dan lain-lain.

3. Tuliskan tanggal pengiriman dengan jelas

Tanggal pengiriman sangat penting untuk mengetahui kapan barang atau dokumen dikirimkan dan sampai di tujuan.

4. Sertakan tanda tangan dan stempel perusahaan

Untuk memperkuat keaslian dan profesionalitas surat pengantar Anda, sertakan tanda tangan dan stempel perusahaan pada surat pengantar.

5. Pastikan kesesuaian isi surat pengantar dengan barang atau dokumen yang dikirimkan

Agar tidak terjadi kesalahan pengiriman, pastikan isi surat pengantar sesuai dengan barang atau dokumen yang dikirimkan. Sebelum mengirim barang atau dokumen, pastikan untuk melakukan pengecekan terlebih dahulu.

Contoh Surat Pengantar

Berikut adalah contoh surat pengantar yang baik dan benar:

Surat Pengantar

Kepada Yth.
Bapak/Ibu
Penerima Barang

Dengan hormat,
Bersama ini kami kirimkan barang terkait sebagai berikut:

Nama Barang	Jumlah	Berat
Keyboard	2 Buah	2 Kg
Mouse	3 Buah	1 Kg

Barang tersebut kami kirim pada tanggal 5 Januari 2022 dengan nomor resi pengiriman 123456789. Kami berharap barang tersebut dapat sampai dengan aman dan tepat waktu.

Demikian surat pengantar ini kami sampaikan. Hormat kami,

PT Contoh Perusahaan

Tanda tangan dan stempel perusahaan

FAQ: Pertanyaan yang Sering Diajukan Tentang Surat Pengantar

1. Apa itu nomor resi pengiriman?

Nomor resi pengiriman adalah nomor unik yang biasanya diberikan oleh perusahaan jasa ekspedisi yang digunakan oleh pengirim. Nomor ini berguna untuk melacak status pengiriman barang atau dokumen.

2. Bagaimana jika terjadi kesalahan dalam surat pengantar?

Jika terjadi kesalahan dalam surat pengantar, segera hubungi pihak perusahaan untuk melakukan perbaikan dan koreksi. Pastikan surat pengantar yang dikirimkan sudah benar dan akurat.

3. Apakah surat pengantar harus menggunakan bahasa Inggris?

Tidak harus. Surat pengantar dapat menggunakan bahasa Indonesia atau bahasa Inggris, tergantung pada kebutuhan dan kesepakatan antara pengirim dan penerima barang atau dokumen.

4. Apa yang harus dilakukan jika surat pengantar hilang?

Jika surat pengantar hilang, segera hubungi pihak perusahaan dan laporkan kejadian tersebut. Pastikan untuk menyertakan nomor resi pengiriman dan informasi lengkap tentang barang atau dokumen yang dikirim.

5. Apakah surat pengantar bisa digunakan sebagai bukti pengiriman?

Ya, surat pengantar dapat digunakan sebagai bukti pengiriman barang atau dokumen yang dikirimkan.

6. Apa yang harus dilakukan jika barang atau dokumen yang dikirimkan tidak sampai?

Jika barang atau dokumen yang dikirimkan tidak sampai, segera hubungi pihak perusahaan dan laporkan kejadian tersebut. Pastikan untuk menyertakan nomor resi pengiriman dan informasi lengkap tentang barang atau dokumen yang dikirim agar bisa dilakukan pengecekan dan pengembalian barang yang hilang.

7. Apakah surat pengantar harus menggunakan format tertentu?

Tidak harus, namun disarankan agar surat pengantar menggunakan format yang jelas dan mudah dipahami oleh pihak penerima.

Kesimpulan

Surat pengantar merupakan dokumen yang penting dalam kegiatan pengiriman barang dan dokumen. Dengan membuat surat pengantar yang baik dan benar, proses pengiriman barang dan dokumen dapat menjadi lebih mudah dan cepat. Namun, perlu diingat bahwa kesalahan dalam surat pengantar dapat menimbulkan kerugian, baik untuk pengirim maupun penerima.

Dalam membuat surat pengantar, pastikan untuk menggunakan bahasa yang sopan dan jelas, menyertakan informasi yang lengkap dan akurat, serta menuliskan tanggal pengiriman dan nomor resi pengiriman dengan jelas. Jangan lupa pula untuk menyertakan tanda tangan dan stempel perusahaan pada surat pengantar.

Disclaimer